Cette année, je m’y mets…épisode 2 : mieux s’organiser pour gagner en productivité

Pour bien démarrer 2016, la rédaction d’UpMyBiz, agence conseil e-commerce, vous accompagne avec une série d’articles sur les bonnes résolutions à prendre pour mieux vendre sur internet en 2016.
Dans le deuxième épisode de cette série, Vladimir Brozille, notre responsable de production et « organiseur compulsif », vous partage ses astuces pour mieux s’organiser au quotidien.

« Le temps est la ressource la plus précieuse de notre époque. Certains la comparent même à un luxe. Plus rare encore que l’or. Pourtant, ce temps si cher à nos yeux, nous l’organisons mal.
En planifiant trop de tâches, en se laissant déborder par les exigences des autres, en n’ayant pas en tête les tâches réellement importantes, ou en procrastinant sur ce qui nous déplait, nous renforçons notre sentiment d’impuissance ou d’échec. »

Avec quelques méthodes simples à mettre en place, notre consultant e-commerce, Vladimir Brozille vous apprend comment gagner en productivité, améliorer votre rentabilité e-commerce et en motivation, simplement en s’organisant mieux.

UpMyBiz fait du conseil e-commerce et accompagne les entreprises dans leur stratégie et dans la mise en oeuvre opérationnelle de cette dernière. A ce titre, il est courant que nos clients aient besoin d’aide et d’être formé dans l’optimisation de leur organisation personnelle et nous leur recommandons certains principes de bases qui ont le mérite d’être rapidement réalisables et dont les effets se font ressentir immédiatement. Certaines des méthodes que nous recommandons régulièrement sont évoquées ci-dessous.

Reprendre le contrôle (de son temps)

Faites vous confiance. Parfois, vous ressentez bien que vous remettre à travailler le weekend plutôt que de profiter du temps en famille n’est pas la bonne solution.
En France, nous avons la culture du « nombre d’heures ». Il faut travailler 50 heures par semaine quand on est un entrepreneur. C’est stupide. Et inefficace. Car le cerveau a besoin de temps mort pour générer de nouvelles solutions, des idées brillantes.

Et là vous me dites : oui mais… j’ai une liste de 3 pages de tâches à faire. Je suis bien forcé de bosser tard le soir et même le week end.
Mon meilleur conseil est de vous permettre de reprendre le contrôle de votre temps.

1- Coupez le mode « réactif » pour mieux s’organiser

Vous relevez vos mails compulsivement toutes les 2 minutes et réagissez aux sollicitations au plus vite en répondant aux demandes dans la minute ? STOP ! Arrêtez tout. Vous êtes en mode « réactif ». LA meilleure façon de perdre en productivité, de se sentir dépassé et bientôt découragé.
L’usage massif des mails a bouleversé notre manière de travailler ensemble : nous essayons tous d’imposer notre agenda aux autres en envoyant nos demandes par mail avec l’exigence d’une réponse en temps réel. Sortez de cette approche : 99 % des demandes faites par mail pourront attendre que vous ayez réalisé les tâches réellement importantes pour vous.

2- Rendez-vous injoignable

On l’a tous vécu, quand on entend la sonnerie du téléphone ou le « ding » qui vous averti de l’arrivée d’un nouveau message…dur de résister à l’envie d’aller voir s’il ne s’agit pas d’une urgence (je vais revenir sur cette notion !).
Alors pour quelques heures par jour, au moins le temps de réaliser votre tâche principale de la journée : coupez votre ligne téléphonique et fermez votre boîte mail.
Vous verrez que vous rendre injoignable quelques heures par jour vous rendra, à l’inverse plus disponible mentalement aux autres, une fois vos missions essentielles effectuées.

En général, je vous conseille de limiter les distractions en coupant vos connexions la plupart de la journée :
– mettez votre téléphone fixe sur répondeur
– placez votre smartphone en mode avion
– fermez votre logiciel email
– imposez-vous une diète du surf sur internet (sites, blogs, réseaux sociaux, chats…)

Des outils pour m’aider dans tout ça ?
Si vous êtes addict aux réseaux sociaux et au surf, vous pouvez installer des logiciels pour vous aider à débrancher comme Self Control, LeechBlock ou encore StayFocused.
Ces logiciels vous permettent de configurer des sites « interdits » d’accès pendant certaines plages de la journée.

3- Les urgences urgentes et…les autres

Parmi tous ces emails que vous recevez chaque jour, je suis sûr qu’il y a de nombreux intitulés « urgent ». Mais ces urgences le sont-elles réellement ? Ou le sont-elles réellement pour vous ?
Tim Ferris, le pape de la productivité a décrit dans son livre « la semaine de 4 heures » comment il ne répond pas aux sollicitations urgentes. Se faisant, la plupart se règlent sans son concours. Encore une fois, les autres tentent de vous imposer leur agenda. Tout n’est pas une question de vie ou de mort de votre site ecommerce.

Si avec cette méthode vous avez encore malgré tout beaucoup de « réelles » urgences à mener, il est temps de prendre du recul : où se situe le goulot d’étranglement ? N’hésitez pas à (faire) auditer votre organisation et l’organisation au global. Sans pointer du doigt, proposez des solutions pour que ça n’arrive plus (ou moins) : stagiaire, embauche, décaler des projets… car à l’impossible nul n’est tenu.
Mais surtout, prenez 2 secondes pour vous demander : cette urgence est-elle réellement urgente ?

Des outils pour m’aider ?
Isolator, Think et Spirited Away vous permettent de vous isoler des différentes fenêtres ouvertes sur votre ordinateur pour vous consacrer à votre tâche en cours.

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important » Dwight David Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis.

4- Utilisez les méthodes des plus grands pour prioriser

C’était d’ailleurs un des credo du président Eisenhower qui aurait déclaré « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
Sur ce principe, il a ainsi développé sa méthode, la matrice d’Eisenhower pour vous permettre de classer les tâches par ordre d’urgence et d’importance par une matrice à double entrée avec les tâches urgences dans l’axe des abscisses et les tâches importantes dans l’axe des ordonnées.

La matrice d’Eisenhower tirée du blog de Jean-Pierre Dube

Je peux aussi vous conseiller la méthode LIMITER qui vous aidera à gérer votre emploi du temps en limitant le nombre de tâches prévues (et donc le nombre de sollicitations de votre cortex cérébral), en incluant les imprévus et en augmentant le temps alloué à chaque tâche pour qu’il devienne réaliste. En plus d’être une aide pour prioriser vos tâches, cette méthode vous « autorise » à retirer les tâches inutiles soit en les déléguant soit en les supprimant !

En faisant ainsi, vous allez définir quelles sont pour vous les activités jackpot, soit les actions à forte valeur ajoutée pour vous. C’est bien évidemment sur ces missions qu’il vous faut passer un maximum de votre temps.

Un outil pour m’aider dans tout ça ?

Notre partenaire du blog Goodmorningsuccess, qui vous aide à créer votre job idéal, a développé un outil vous permettant de vous organiser de façon optimale pour libérer jusqu’à 416 heures de temps libre. Tenté ?

Organiser sa journée, sa semaine, son mois…

« Votre efficacité est directement proportionnelle à votre capacité à vous détendre. » David Allen, Getting things Done.

1- Créez votre routine matinale

Les entrepreneurs les plus « successful » de notre époque ont tous des rituels matinaux donnant le LA de leur journée : par exemple 30 minutes de sport, une séance de méditation, la lecture d’un ouvrage de fond…

Rassurant, motivant, cadrant, le rituel matinal est une arme de succès massif dans vos journées de travail. Imaginez celles qui pourront vous aider à être focus sur les tâches importantes de votre journée : c’est vous qui contrôlez votre temps dès les premières minutes de votre journée.

Pourquoi les routines matinales sont si importantes ? Dans « Getting things Done » * David Allen décrit sa méthode d’organisation permettant de libérer son cerveau des tâches répétitives et donc, de nous allouer plus de « temps de cerveau » créatif ou stratégique. Bien s’organiser est donc fondamental pour gagner en motivation et en productivité.

* S’organiser pour réussir

Une bonne idée de routine :
– ne vérifiez vos mails qu’à partir de 11h/12h une fois que vous aurez réalisé votre tâche principale de la journée
– préparez vos tâches importantes la veille pour éviter d’avoir à ouvrir vos mails le matin par exemple avec l’appli DoIt.im
– suivez la courbe naturelle de motivation et débutez votre journée par les tâches les moins séduisantes à vos yeux (comme dit Tim Ferris, « avalez la grosse grenouille en début de journée »). Vous trouverez toujours l’énergie de réaliser les tâches qui vous plaisent, l’inverse est moins sûr…

2- Faites le bilan autocritique de fin de journée

Faites l’exercice. Au cours de la journée, notez tout ce que vous faites. Petites et grandes tâches. Complétez et relisez ce document avant de quitter le travail.
Vous découvrirez probablement que vous en faites plus que ce que vous pensez. Faites ensuite un bilan autocritique (vous risquez d’être surpris) :
– est ce que je réalise des tâches supplémentaires sans me rendre compte qu’elles me prennent du temps ?
– est ce que j’ai passé trop de temps sur telle tâche ?
– est ce que je suis plus efficace que ce que je pensais ?
Cette méthode permet de se motiver car en arrêtant de se focaliser sur la « to do list » qui ne semble jamais pouvoir se terminer, vous visualisez le travail réellement accompli.

Des outils pour m’aider dans tout ça ?
Rescue Time et Habit RPG vous aident à piloter votre productivité en effectuant un décompte de vos tâches quotidiennes, le temps passé sur chaque appli, les sites internet consultés (et le temps perdu à le faire).

3- Surprenez-vous

Si chaque jour ressemble au précédent, comment rester motivé ? Le cerveau humain a besoin d’être étonné pour ne pas s’enfermer dans une routine néfaste (la petite routine du matin c’est bien, la routine ronronnante d’une journée entière c’est cata).

Organisez donc vos journées, vos semaines en alternant les types de tâches : implicantes, créatives, stratégiques, répétitives, administratives, etc…Créez un rythme et surtout gardez en mémoire que chaque jour ne doit pas ressembler à la veille !

4- Ayez la vision globale

Imprimez un calendrier mensuel et répartissez votre charge de travail au mois. En procédant de la sorte, vous visualisez l’allocation de votre temps et il vous est possible de l’ajuster (si vous dirigez une entreprise et que 80 % de vos tâches sont opérationnelles il y a un souci).
De plus, cette approche vous permet de fonctionner en mode rétroplanning en partant de la date d’échéance pour organiser ce qui doit être fait pour être prêt à temps.

Travaillez plus efficacement

Maintenant que vous avez repris le contrôle de votre temps et que vous êtes au clair sur les tâches prioritaires à effectuer, voici deux méthodes vous permettant de gérer le flux de votre activité, d’allouer le temps nécessaire à chaque tâche et de gagner en productivité.

1- La loi de Pareto

Cette fameuse loi du 80/20 peut également s’appliquer à la gestion de votre temps. Elle s’appliquera en amont sur la sélection des tâches les plus bénéfiques (ou rentables). Et ensuite sur leur réalisation.
Concentrez vous sur les 20 % de tâches vous apportant le plus de rentabilité e-commerce (et/ou de satisfaction) : c’est sur ces 20 % qu’il vous faudra désormais passer le plus de temps.
Pour les 80 % autres, réfléchissez aux manières d’automatiser les tâches ou de les déléguer.

Un outil pour m’aider dans tout ça ?

La carte des missions essentielles tirée de l’ouvrage « La Boîte à outils de la gestion du temps » par Pascale Bélorgey

En utilisant le principe de la carte des missions essentielles, identifiez ainsi les actions à forte valeur ajoutée.

2- La méthode Pomodoro

Cette méthode s’appuie sur le principe, vérifié scientifiquement, que le cerveau humain se concentre de façon optimale sur de courts laps de temps. Elle vous invite donc à réaliser vos tâches sur un temps donné (ici 25 minutes) et de faire une pause de 5 minutes avant d’enchaîner sur une autre tâche (surtout pas la suite de la même tâche). Cette approche favorise l’agilité intellectuelle tout en vous forçant à supprimer toute distraction (pas moyen de regarder ses mails ou de décrocher aux coups de fil dans ce timing !).
Ce que cette méthode nous apprend réellement c’est à retrouver de la discipline dans notre méthode de travail et de se mettre à un niveau de concentration maximal, bref tout pour travailler de façon optimale.

Des outils pour m’aider ?
TeamViz, Focus Booster et Flat Tomato sont des applis développées sur ce principe de management du temps.

3- Des outils pour mieux travailler ensemble ?

On connaît tous le syndrome de la réunionite aiguë (gros facteur de perte d’efficacité) et la difficulté de faire travailler des équipes ensemble, de les piloter pour que vos salariés travaillent avec un maximum d’efficacité tout en restant motivés.

J’utilise plusieurs outils au quotidien pour mieux travailler en collaboration de façon efficace :
– Trello et Keynote : des boards collaboratifs pour recenser des tâches, les classer voire les suivre. Très pratiques, vous pouvez utiliser ces outils pour un recueil à distance, ou alors en réunion ou encore pour s’organiser seul.
– Harvest : super outil pour gérer le temps attitré à des projets ou des tâches par collaborateur ou pour soi-même.
– Google drive et Dropbox sont deux outils efficaces de partage de documents et de travail collaboratif

Et vous, avez-vous développé des méthodes personnelles pour mieux vous organiser au quotidien ? N’hésitez pas à échanger sur le sujet !
Et si l’article vous a été utile, partagez-le ! Merci.

Agence conseil e-commerce, UpMyBiz fait de l’accompagnement entreprise par exemple vous aider dans la rédaction de votre cahier des charges site web, la refonte site internet. Nous apportons notre savoir faire de conseil e-commerce pour réaliser des étude de marché e-commerce, piloter votre stratégie webmarketing ou encore vous accompagner dans l’amoa internet.