Matrice d’Eisenhower : la clé pour prioriser vos missions e-commerce

La matrice d’Eisenhower vole au secours du management de votre e-commerce ! De nombreuses missions sont nécessaires à sa bonne gestion. Mais face à une to-do list qui s’allonge de jour en jour, comment prioriser ses actions ? C’est pour répondre à cette question que Dwight David Eisenhower (oui, nous parlons bien du 34e président des États-Unis !) a créé cette matrice de priorisation des actions éponyme. Ce graphique est devenu une référence auprès des chefs d’entreprise qui doivent gérer plusieurs choses en même temps…

Présentation de la matrice d’Eisenhower

Dwight David Eisenhower aurait déclaré :

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important

À partir de cette affirmation, cet homme très occupé s’est attelé à développer un tableau à double entrée pour hiérarchiser ses missions de court et long terme. Ce graphique comprend 2 axes :

• Vertical : l’urgence des tâches
• Horizontal : l’importance des tâches

Ces 2 axes sont ensuite divisés en 4 zones :

1. Les missions importantes et urgentes qu’il faut terminer rapidement et faire soi-même.
2. Les missions importantes peu urgentes qu’il faut commencer dès que possible.
3. Les missions urgentes de faible importance, qu’il est conseillé de déléguer.
4. Les missions non urgentes et non importantes, à déléguer ou à abandonner.

Voici un exemple de matrice de priorisation des actions selon Eisenhower :

Hiérarchiser selon l’importance et l’urgence

Pour remplir correctement la matrice d’Eisenhower, vous devez savoir déterminer l’importance et l’urgence d’une tâche.

Les tâches importantes

Sur l’axe vertical, vous devrez classer les tâches par importance. Pour connaître la valeur de chaque mission, réfléchissez à leur impact sur vos objectifs et à leur valeur ajoutée. Le mieux est de vous poser les questions suivantes :

• Quel problème cette tâche va résoudre ?
• Est-ce que c’est réellement utile ?
• Ajoutez-vous de la valeur à votre e-commerce ?
• Est-ce que vous pourriez faire autre chose à la place (de plus simple ou combiné avec une autre tâche, par exemple) ?
• Est-ce que l’impact sera à la hauteur de l’effort déployé ?

Selon vos réponses, vous arriverez hiérarchiser vos tâches plus simplement.

L’urgence des missions

En horizontal, vous devrez spécifier l’urgence de vos missions. Pour ce faire, référez-vous au temps nécessaire pour mener complètement cette tâche et à sa date d’échéance.

Dans ce cas, les questions pour déterminer l’urgence d’une activité sont :

• Est-ce que la tâche se réfère à un événement spécifique ?
• Combien d’heures sont nécessaires à sa réalisation ?
• Quand la mission doit être terminée ?
• Si la mission n’est pas terminée à temps, quel sera l’impact de ce retard ?

Bien gérer les quadrants d’une matrice de priorisation des actions

Surcharger la matrice d’Eisenhower est contre-productif. Vous ne devez pas chercher à remplir tous les quadrants de manière égale, bien au contraire. Vous avez besoin d’un temps spécifique pour chaque cadre.

Par exemple, il est logique de conserver une plage horaire plus large pour le quadrant 1, contenant des missions importantes ET urgentes. À l’inverse, le quadrant 4 comportant des actions ni urgentes ni primordiales nécessite un timing inférieur.

Le nombre de tâches n’est pas important non plus, seul le temps de les mener compte. Ainsi, vous pouvez avoir une seule mission dans le premier quart, 3 dans le second, 0 dans le troisième et 5 dans le dernier. Ou inversement.

Raisonnez en temps et non en volume de tâche.

Nous insistons sur ce point car, du point de vue du chef d’entreprise, toutes ses missions sont importantes et urgentes. Il a tendance à lister trop de tâches dans le 1^er quadrant, ce qui peut conduire à un essoufflement.

Il est vraiment important de faire un premier travail de réflexion sur les axes pour hiérarchiser pleinement les urgences et se donner un délai supplémentaire pour les tâches moins importantes.

Quand faut-il déléguer ?

La matrice de priorisation des tâches vous aide aussi à déléguer certaines activités, notamment celles qui sont urgentes, mais peu importantes. Généralement, il s’agit de mission qui ont un impact à faible valeur ajoutée ou qui demandent peu de compétence, mais qui sont nécessaires au bon fonctionnement de votre e-commerce : l’administratif, la comptabilité, la rédaction de fiches produit, l’accueil téléphonique…

Se débarrasser de ses tâches vous aide à vous consacrer pleinement sur celles qui se trouvent en haut du tableau. Vous vous libérez du temps, mais aussi du stress lié à la surcharge de travail. Par conséquent, vous êtes plus serein pour attaquer les opérations urgentes et importantes. C’est tout l’écosystème de votre e-commerce qui en profite.

Les journées sont courtes et vous avez besoin de repos pour être à 100% de vos capacités. Faire face à une montagne de tâches nécessite une prise en charge organisée, efficace et fiable. C’est à cet instant qu’intervient la matrice d’Eisenhower. Cet outil graphique vous aide à hiérarchiser vos besoins et vos idées pour mettre l’accent sur les tâches réellement utiles. Par ailleurs, vous évaluez plus facilement les actions à mener vous-même et celles à déléguer.

Grâce à cette matrice de priorisation des tâches, vous planifierez mieux votre travail sur le court, moyen et long terme. Résultat : vous serez libéré du sentiment d’urgence permanent, pour aborder votre mission quotidienne plus sereinement.