Gestion e-commerce : combien d’heures par jour consacrer à son activité ?

Besoin d’aide dans votre gestion e-commerce ? Notamment en ce qui concerne le temps à accorder à chaque pôle de votre activité ? Cet article est pour vous !

Pour toute entreprise, la gestion du temps est l’actif le plus précieux, mais pour la plupart, c’est aussi leur plus grand ennemi. Une mauvaise gestion du temps est l’un des facteurs clés d’un e-commerce en faillite. Les entreprises qui gèrent inefficacement leurs opérations quotidiennes et ponctuelles éprouvent des difficultés à faire croître leur activité. Le danger est d’augmenter les dépenses inutiles en frais généraux et en ressources humaines.

Alors, comment mettre en place une organisation e-commerce performante et gérer son planning au millimètre ? Nous avons interrogé les experts e-commerce d’UpMyBiz et voici ce qu’il en ressort !

L’implication de la gestion du temps dans l’organisation e-commerce

Selon une étude de Linnworks, menée sur un large éventail de vendeurs e-commerce, les cybermarchands ont, en moyenne, 13 000 références de produits en stock et traitent plus de 6 000 commandes par mois, sur une moyenne de 3 canaux de vente différents.

Ce sont plus de 200 articles par jour qui doivent être comptabilisés dans les niveaux d’inventaire de tous les canaux de vente, tout en étant facturés, emballés et expédiés. Sans oublier toute la communication effectuée en amont pour attirer du trafic et convertir les visiteurs en acheteurs, ainsi que le service après-vente qui doit traiter d’éventuels retours.

Manuellement, ces missions sont un véritable cauchemar, elles nécessitent plusieurs personnes travaillant à plein temps pour gérer les opérations quotidiennes, ce qui augmente le risque d’erreur et diminue la capacité de faire évoluer l’entreprise et d’augmenter les revenus.

L’impact d’une mauvaise gestion e-commerce

L’organisation d’un e-commerce ne peut reposer sur une seule personne et les tâches ne peuvent pas être toutes manuelles. Le nombre d’heures à consacrer à son activité dépasserait le nombre d’heures disponibles dans une journée !

Vouloir tout faire seul nuit à la santé de l’entreprise et pose certains problèmes dans l’organisation e-commerce. Par exemple :

• Ventes excessives ou sous-ventes dues à l’absence de mises à jour précises du niveau des stocks, d’où une perte d’activité et un faible taux de fidélisation de la clientèle.
• Paiement en trop sur les frais d’expédition en raison du mauvais choix des services de livraison ou du mauvais matériel d’emballage.
• Dépenses inefficaces en frais généraux comme le personnel, l’espace physique et un excédent de stocks à faible demande.

Le point commun à ces difficultés ? Le gaspillage de temps et de dépenses.

Le secret pour gérer son temps comme un expert e-commerce

Les entreprises de commerce électronique vont de l’entreprise unipersonnelle aux organisations ayant une présence mondiale. Dans tous les cas, le succès favorise la croissance et cette croissance ne se traduit pas uniquement par une hausse des ventes, mais aussi par une plus grande complexité de gestion de l’entreprise. Surtout si vous êtes seul à bord ou une équipe réduite, où tout le monde semble tout faire !

Néanmoins, pour que vous saisissiez mieux ce que la gestion d’un e-commerce comprend et le nombre d’heures nécessaires à sa bonne marche, voici les principales branches à gérer :

La gestion de la saisonnalité

La saisonnalité et l’évolution des préférences des consommateurs peuvent provoquer des fluctuations importantes dans les ventes. Vous devez absolument suivre le rythme en anticipant les pics de vente. Anticiper ces pics ne consiste pas uniquement à blinder son stock, il faut être capable :

• Faire de la place dans son entrepôt.
• De communiquer, en amont, sur les produits stars de la saison pour éviter que les internautes préfèrent la concurrence.
• Mettre à jour son site internet (ajouter les produits phares en homepage, par exemple).
• Organiser des animations commerciales.
• Travailler le référencement.
• Prévoir aussi un pic des expéditions et donc anticiper le matériel nécessaire, ainsi que les ressources humaines.
• Anticiper les éventuels retours (plus de ventes = plus de retours produit).

Ce poste est en pole position dans l’organisation de votre e-commerce et la gestion du temps. Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, vous devrez y passer plusieurs heures par jour.

L’organisation du marketing

Tous les experts e-commerce comprennent l’importance du marketing. Il existe cependant des différences dans l’approche stratégique, certains misent sur le référencement payant, d’autres essentiellement sur les réseaux sociaux et le marketing d’influence, et d’autres encore veulent absolument travailler le référencement naturel en priorité.

À part pour le référencement payant, qui donne des résultats rapidement si les campagnes sont correctement paramétrées, les autres méthodes marketing prennent du temps à porter leurs fruits. Néanmoins, leur impact est bien meilleur sur le long terme.

La vérité, c’est qu’il faut adapter une stratégie marketing cross-canal pour être présent partout où se trouvent vos prospects et les capter au bon moment. Pour assurer le succès de votre site marchand, vous devez diversifier votre communication, tout en l’adaptant à chaque canal.

Parmi les moyens de communication à développer, vous trouverez :

• L’emailing
• Les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Pinterest, Snapchat…)
• Le SEO/SEA
• Un blog
• Une application mobile
• Les influenceurs
• La publicité native

Un travail quotidien, de longue haleine, mais qui assure la pérennité de votre activité.

La gestion de la logistique

Sauf en cas de vente de biens numériques ou de service en ligne, vous devez remettre le produit entre les mains des clients. Et lorsque le produit doit être retourné ou réparé, votre processus de logistique inverse doit le récupérer.

Ce poste est très chronophage… mais il peut aussi devenir coûteux ! Les e-commerces qui ont fait faillite parce qu’elles ne pouvaient pas gérer correctement l’implication de la logistique dans leur structure sont nombreux.

Vous devez absolument prévoir les coûts du pôle logistique pour les bienfaits de votre gestion e-commerce. Or, ces coûts comprennent aussi le temps nécessaire à l’emballage des paquets et à la gestion des retours, surtout si vous êtes une équipe restreinte. Dès que vos ventes vont décoller, vous pouvez être sûr qu’une personne à temps plein sera nécessaire. Le cas échéant, ce sont tous les autres pôles qui vont en pâtir.

La logistique doit donc être considérée comme une fonction spécialisée et faire l’objet d’une attention adéquate, voire externalisée dès le début.

La mise à jour de la technologie

Un site e-commerce, c’est fragile ! Surtout avec la technologie qui évolue sans cesse. Lorsque vous achetez un ordinateur ou un smartphone, dès que vous sortez du magasin, il est déjà obsolète. Concernant la technologie digitale, c’est pareil.

Si votre nom de domaine vous accompagne tout au long de l’activité, l’outil utilisé pour créer votre e-commerce, la méthode d’hébergement, les éléments de sécurité et les extensions installées connaissent tous des évolutions régulières.

Ajoutons également les outils et logiciels qui servent à gérer les stocks, l’envoi d’emails, la comptabilité, etc.

Vous devez absolument veiller sur l’évolution de toutes ces plateformes, tout en évaluant régulièrement vos besoins en gestion e-commerce. Effectuez des mises à jour régulières, des sauvegardes et organisez des plans pour passer à l’étape supérieure. Un travail indispensable et très technique qui peut prendre plusieurs heures par semaine.

La gestion des finances

Le potentiel de croissance d’une entreprise de commerce électronique a peu de chances d’être réalisé sans infusion périodique d’argent. Le pilotage de votre budget est une mission primordiale pour assurer la pérennité de votre e-commerce et programmer vos investissements.

De manière hebdomadaire, vous devez faire un point sur la trésorerie, les rentrées d’argent, les dépenses et le fond de roulement. Chaque nouvelle dépense, qui n’est pas prévue dans le plan financier initial, doit faire l’objet d’une réflexion concrète et stratégique.

Dans la gestion financière, vous avez aussi la case « investisseurs ». Si vous voulez donner un coup de boost à votre projet, vous aurez besoin de récolter des fonds. Là encore, c’est une campagne qui se réfléchit, se structure, s’anticipe.

Bien sûr, une liste en cinq pôles principaux n’est pas suffisante pour saisir la diversité des fonctions qui entrent dans l’organisation d’un e-commerce. Vous pouvez ajouter la gestion des ressources humaines, la partie administrative, le SAV, l’innovation, la recherche constante des meilleurs fournisseurs…

L’idée de cet article était de s’adresser aux e-commerces où tout le monde fait tout. Tôt ou tard, le succès fera gonfler la complexité de l’organisation. À ce moment-là, une saine stratégie de gestion est nécessaire pour s’assurer que votre entreprise continue de prospérer.

Il faudra alors se tourner vers une équipe dynamique, capable de vous accompagner dans la gestion e-commerce, de piloter vos différents pôles et de sécuriser vos investissements.