5 conseils pour recruter et former un stagiaire de façon efficace

Trop d’entreprises font l’erreur de prendre des stagiaires à la place d’employés, pensant que cette main-d’œuvre pas chère peut faire tourner leur entreprise. C’est erroné ! Le stagiaire doit venir compléter une équipe qui saura l’encadrer, le coacher et lui apprendre les ficelles du métier.

Vous l’aurez compris, recruter et former un stagiaire n’est pas un rôle à prendre à la légère, c’est une grande responsabilité. On devient tuteur d’une personne et il faut l’accompagner dans l’apprentissage d’un savoir-faire, aussi bien que dans le savoir-être en tant que salarié. Il va avoir besoin de vous autant que vous avez besoin de lui !

UpMyBiz vous propose aujourd’hui quelques pistes à suivre pour recruter et encadrer un stagiaire de manière efficace.

Les éléments à connaître avant le recrutement d’un stagiaire

Avant de vous lancer dans le recrutement d’un stagiaire, il y a quelques règles légales à connaître. En voici une liste non exhaustive :

• Le stage doit être réalisé dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire
• Le volume pédagogique d’enseignement doit être d’au moins 200 heures par an
• Une convention de stage doit être signée entre le stagiaire, l’établissement d’enseignement (ou de formation) et l’entreprise
• Un maître de stage est obligatoirement désigné
• La durée du stage doit apparaître clairement sur la convention de stage (ainsi que tous les autres renseignements légaux)
• S’il y a une gratification financière, elle doit également être mentionnée
• Au-delà d’un stage de 2 mois (consécutifs ou non), la gratification est obligatoire
• La rémunération du stagiaire ne peut être inférieure à 3,60 euros par heure travaillée
• Il est interdit de confier au stagiaire une tâche dangereuse pour sa santé et sa sécurité

Pour connaître l’ensemble des lois qui régissent l’embauche et l’encadrement d’un stagiaire, nous vous invitons à consulter cette fiche pratique éditée par les Services Publics.

Qu’est-ce qu’un stagiaire ?

Un stagiaire est une personne en apprentissage. À l’issue de la formation suivie dans un établissement d’enseignement et de sa période de stage, la personne doit être capable de mener ses missions en totale autonomie.

À cet effet, durant toute la période du stage, l’étudiant doit être accompagné et supervisé dans ses activités.

L’objectif : l’amener à devenir autonome et le préparer à son entrée sur le marché du travail.

Il ne bénéficie pas d’un contrat de travail, ni d’un salaire, ni d’une visite médicale, ni de l’application de la convention ou de l’accord collectif d’entreprise. Ce qui signifie qu’il ne peut remplacer un salarié, effectuer des tâches dangereuses ou être laissé en totale autonomie dans votre entreprise.

Comment bien recruter un stagiaire ?

L’embauche d’un stagiaire peut avoir plusieurs motivations :

• L’envie de transmettre son savoir
• Un besoin temporaire d’aide dans votre équipe
• La recherche d’un futur collaborateur (le stage permet de le former à moindre coût et de l’embaucher dès la fin de ses études)
• Profiter d’un regard neuf sur son entreprise ou sa marque

Selon votre objectif, il est indispensable de mettre en œuvre une véritable politique de recrutement pour trouver le stagiaire idéal. Si peu d’étudiants ont de l’expérience, ils peuvent avoir d’autres traits de personnalité compatibles avec vos besoins.

Conseil n° 1 : bien définir le contenu et la durée du stage

Afin d’éliminer naturellement les candidatures inadaptées, il est important de définir le cadre du stage. Plus vous serez précis dans les missions à réaliser, la durée et les compétences minimums à posséder par le stagiaire, plus les candidatures seront faciles à trier. Portez donc le plus grand soin à votre annonce. Elle doit être vendeuse et explicative.

Ensuite, procédez comme lors d’un recrutement classique :

1. Examinez le CV et la lettre de motivation des candidats
2. Comparez-les aux exigences du poste
3. Proposez un premier entretien (avec ou sans tests, selon le profil recherché)
4. Procédez à un second tri selon les réponses qui vous ont été fournies lors de l’entretien, le niveau de motivation affichée, les compétences disponibles
5. Au besoin, proposez un second entretien avant l’embauche

Conseil n° 2 : utiliser les réseaux sociaux efficacement

Aujourd’hui, les canaux de diffusion des informations sont multiples et dématérialisés. Vous pouvez donc exploiter les réseaux sociaux professionnels pour mettre en ligne votre annonce. Vous accédez à une base de données quasiment illimitée pour vos recherches de stagiaire.

Vous pouvez vous aventurer sur LinkedIn, Twitter, Facebook ou encore Viadeo. Activez dès que possible votre réseau professionnel pour atteindre un maximum de personne. Plus votre diffusion sera large, plus vous aurez de chance de dénicher le candidat qui répond au plus proche de vos attentes. Si vous avez des besoins en webmarketing, c’est aussi l’occasion de voir si les candidats maîtrisent parfaitement les outils digitaux.

Conseil n° 3 : être réaliste

Gardez à l’esprit que le candidat parfait n’existe pas. Le but est qu’il puisse assumer les missions et les tâches que vous souhaitez lui confier avec le maximum d’autonomie et d’implication.

Par ailleurs, ne vous attendez pas à recevoir des CV de personnes avec plusieurs années d’expériences, surtout si vous embauchez à des niveaux Bac ou BTS. Soyez réaliste et cohérent avec le niveau d’étude exigé. Par exemple, un étudiant en Master aura eu l’occasion de peaufiner ses connaissances via ses études, mais aussi plusieurs stages et emplois saisonniers, alors qu’un étudiant de première année reste souvent inexpérimenté, avec seulement quelques jobs d’été à son actif.

Ce qui nous amène au point suivant, concernant la formation du stagiaire !

Comment former un stagiaire ?

Après avoir trouvé le candidat idéal, vous allez devoir le former. Évidemment, le niveau et le temps de formation ne seront pas les mêmes selon l’expérience précédente du stagiaire et son niveau de maturité.

Conseil n° 3 : Définir un tuteur dans l’entreprise

Le stagiaire est généralement rattaché à un service en particulier, relatif au thème de ses études. Dans ce service, vous devrez désigner un référent, c’est-à-dire le collaborateur qui va former l’étudiant, répondre à ses questions et l’aider dans son travail. Le fait d’avoir un tuteur officiel permet d’effectuer un suivi plus efficace du stagiaire, ce qui est très bénéfique pour lui.

Conseil n°4 : Expliquer sa mission et sonder son expérience

Pour bien débuter le stage, son tuteur doit lui remettre une fiche de mission qui répond à ces questions :

• Quels sont les projets sur lesquels il va travailler ?
• Quelles sont les tâches qu’il va devoir accomplir au quotidien ?
• Quels sont ses objectifs ?
• Quels sont les délais impartis ?

Suite à la réception de cette fiche, demandez au stagiaire ce qu’il a déjà réalisé dans ses expériences précédentes. Le but est de connaître les missions sur lesquelles il peut être vite performant et de programmer des séances de formation pour les autres.

Conseil n°5 : Responsabiliser le stagiaire

Durant sa présence, le stagiaire doit être encadré et formé pour réussir ses missions. Le tuteur est un référent qui lui transmet son savoir et son savoir-faire pour atteindre les objectifs fixés. Néanmoins, superviser ne signifie pas être constamment sur son dos ou tout faire à sa place.

Le stagiaire doit connaître son rôle dans le projet, ou la mission, afin d’en mesurer pleinement son importance. À un moment, il doit être laissé seul pour réaliser lui-même le travail. Il mettra sûrement plus de temps que vous et il aura des questions, mais c’est en le laissant réfléchir seul qu’il parviendra à développer ses compétences et sa productivité.

De plus, responsabiliser un stagiaire, c’est lui montrer votre confiance en lui. Sa motivation n’en sera alors que plus grande.

Embaucher un stagiaire dans une entreprise n’est pas un geste anodin. Il doit prendre part à un véritable projet avec des objectifs, tout en étant accompagné par un tuteur expérimenté. Vous devez donc, dès l’entretien de recrutement, poser les bases de la mission à réaliser. C’est la clé pour embauche un stagiaire motivé avec lequel échanger vos compétences !